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倪奕:疫情对信息化工作的挑战和机遇

2020-03-24 畅享网 阅读 15325

摘要: 近日,由上海市计算机用户协会主办,上海浦东软件园和上海浦东软件园三林园协办,畅享网承办的【CIO讲堂】疫情专题系列正在进行中。CIO讲堂第十五期邀请到上海市城市建设设计研究总院技术管理部主任倪奕,为我们带来《疫情对信息化工作的挑战和机遇》分享。

   近日,由上海市计算机用户协会主办,上海浦东软件园和上海浦东软件园三林园协办,畅享网承办的【CIO讲堂】疫情专题系列正在进行中。CIO讲堂第十五期邀请到上海市城市建设设计研究总院技术管理部主任倪奕,为我们带来《疫情对信息化工作的挑战和机遇》分享。直播音频已同步上传喜马拉雅。

       以下为直播实录:

  大家好,我是倪奕,今天我来和大家聊聊疫情对信息化工作的挑战和机遇

  首先来介绍下我们公司,我们公司是“上海市城市建设设计研究总院(集团)有限公司”,成立于1963年,是从事基础设施建设的勘察、设计、总承包为主的综合性设计咨询研究单位,具有国家工程设计综合甲级等资质,为工程建设提供全行业、全过程服务,像上海的高架、桥梁、道路、水环境等工程,几乎一半有我们企业参与设计。当然现在我们参与的项目已经遍布了全国各地,而且也大幅拓展了海外市场。

  那回到主题,我来回顾下疫情期间的信息化工作吧。当时在春节前,也是处于武汉疫情爆发的初期,各类消息已经相继传出。不久武汉采取了封城,在收集了各类讯息后,我们感觉到了事态的严重性。这次疫情可以说来势汹汹,我们应对一点都都不敢懈怠。总的来看,这次疫情带来了挑战,同时也带来了机遇。

  各类文件都相继提出:疫情防控期间需有效利用现代信息沟通手段减少不必要的见面往来;需加强信息化助力疫情防控;提倡远程办公。社会各大业务工作也都逐渐通过在线方式复工,就连各类综艺节目也都采取了云开播的方式。

  这个时候,我们一方面自行盘点各类信息化设备和系统推行远程办公的可行性,另一方面跟高层领导进行远程办公相关事宜的沟通。经过我们的调试和前期工作,所有的设备和系统也均满足远程办公要求。

  我们企业对信息化的依赖性忽然剧增,各层级也都比平时更能接受信息化带来的改革。1月29日我们高层领导召开疫情期间工作部署的紧急临时会议。会议指出疫情期间避免人与人的直接接触,但是各项工作还需稳步推进,正式提出了使用信息化手段远程办公的复工方式。

  我们由此开始了为企业远程办公保驾护航的工作。同时,我们也做好了充足准备来接受各种挑战,下面我简单给大家分享些经验心得:

  1、规划远程办公客户端入口

  这块工作很重要,对于远程办公的推广起到很大作用。其实在早些时候已经开展,我们推出了员工可使用的ABC三大客户端入口,A代表手机端可作移动业务处理,包括了即时通讯、流程审批、视频会议等功能,方便随时处理业务;B代表企业浏览器,我们企业所有的业务系统都会汇集在里面,所有接入的系统都进行了单点登录配置、系统能自适配浏览器环境并自动安装插件(我们很多系统都是在不同时期外部采购的,有些老系统需要IE8环境,比较新的系统有些要用到chrome,对于插件也有不同要求),原先用的IE浏览器在客户端配置很容易被篡改,导致各类系统登不上,给我们的运维工作带来很多困难。企业浏览器可以进行服务端配置并下发,很好解决了远程办公的客户端的运维问题,不用记各类系统的地址,对于推广系统起到促进作用;C代表我们的城建通客户端,主要包含了即时通讯以及各类系统消息提醒的功能。

  另外,我们是设计行业,针对设计人员的远程协同设计,我们也推出了四个系统,简称CCTV。第一个C代表我们的云桌面,方便需要使用高性能设备的员工(比如BIM设计)进行高性能设计工作以及我们管理人员的日常工作;第二个C代表云盘,防疫期间,我们院的文件交互基本采用云方式,方便员工在各个环境下调用文件和对外分享文件;第三个T代表TeamDesign协同设计平台,疫情期间,我们要求设计人员采用线上协同设计出图的方式,保证成品交付不拖期;第四个V,它有两层意思,第一层就是VPN,使得设计人员可远程接入企业内部网络环境,另一层意思是应用虚拟化(Virtualization),通过这两个手段来保证我们设计人员可以方便使用企业信息中心里的各类计算软件。

  2、快、稳、准响应业务需求

  我们要比平时要更能运用敏捷管理方法,对于将业务从原先线下搬到线上,一定要快、稳、准。比如防疫期间,有一大块工作是配合各个口子收集各类防疫数据,如果光靠传统手段很难应付,我们信息化团队也通过业务建模平台,迅速推出企业内部的小程序,来帮助收集和处理数据。我们在企业app端,开放了“个人健康打卡”及“复工员工的个人承诺书”小程序,使得每个人可以对自己数据进行维护,并通过报表开发,使收集的数据也可以迅速在报表系统中展示。PC端也推出了每日复工到岗人员的上报小程序,包含了复工人员用餐等情况,对企业复工做到了统筹管理。

  3、充分了解业务需求

  这对我们信息化人员来说提高了要求,我们要充分了解业务,然后再用信息化手段来实现业务落地。防疫期间,很多业务需要从原先的线下转移到线上,而且需要快速和准确。这对于我们信息化团队成员来说是个高要求。我们原先的生产过程中,设计图纸的校审是通过线下进行,疫情期间无法集中办公,通过对业务需求的分析,我们迅速做出反应进行线上流程的调整落地,很好解决了矛盾。

  4、运用新技术和新思路

  疫情期间我们比平时更需要学习新技术和新思路,要更能融入业务,来结合各类场景开发信息化的新能力。这期间我们各类会议也都采用了线上云会议的方式,积极邀请业主及相关领导参与,通过视频会议方式进行工作汇报。历来每年总院领导都会进行巡楼拜年以及工作大动员,这次我们也采用了云直播的方式,党委书记也进行了复工大直播,当了回网红主播。对于疫区的员工,我们总院领导也通过了视频会议的方式进行了慰问和交流,温暖了人心,增强了凝聚力。

  另外,我们其实在较早的时间就已经开始探索人工智能的应用。我所在部门的另一块核心工作是技术质量管理,之前对于技术质量管控,比较重要的一环是通过设置内审员进行内部审核来发现问题。疫情期间,人员不能完全复工,我们通过利用OCR、NLP、RPA这些人工智能技术实现了机器人审核,帮助了我们把控技术质量。

  5、注重信息化安全

  在高度依赖信息化的环境下,我们要比平时更关注信息化安全。我们得到消息,在春节期间土耳其黑客组织“图兰军”会对我们发动网络攻击。在这期间,我们对网络安全开展了大量工作来保证其安全性。我们为所有网络服务器安装安全软件,应用系统部署专业安全和防篡改软件,内外网出入口架设网络防火墙和应用防火墙,公网地址服务端口部署了安全监测防御系统来保障安全。所有数据也定期完成全量、增量备份,重要数据实现异地多副本备份。这段时间,我们全面开启了防护监控,针对每天的情况也做好统计和总结。另外,在企业浏览器中,我们也启用了SDP(软件定义边界)新的安全体系,做到网络隐身、预验证、预授权以及访问准入机制等,确保系统稳定运行。

  6、落实远程办公推广工作

  远程办公推广也是一个非常重要的工作,会直接影响这项工作的落地性,对此,我们团队也总结使用方法、技巧以及可能遇到的问题,整理后发布在了我院知识管理系统中,做全员推广。

  这段时间,信息化压力很大,需要比平时更要经受得起考验,原先信息化负荷度在40-60%之间,现在可能会达到90%左右,一定要确保各类信息化工作的稳定性和可靠度;各类工作一定要有应急预案,不能因为一些原因导致工作停滞。

  信息化长久来看是使企业工作能精细化、精准化落地,就算疫情过去,它仍然会成为我们企业后续发展的主旋律。在这特殊时期,信息化就是我们的免疫力,我们分开的是距离,而信息化拉近了人心。作为信息化人,我们要多奉献,多付出,为对抗疫情做出自己的贡献。

  谢谢大家,我的分享就到这里,希望大家一起交流并给予指正。

  问答环节内容集锦:

  1.可以简单介绍一下城建设计总院信息化建设发展状况以及取得的成效吗?

  我们单位开始发展信息化,应该是在2000年初,当时上线了包含综合办公、经营管理、项目管理、人事管理、成品及档案管理等模块,局部实现了无纸化办公及数据共享。当时,因为受限于硬件设备和观念,信息化工作还推行得不够全面。

  随着企业的发展,大概在12、13年左右,我们实行了三体系合一的综合管理体系,建立并实施了企业内控风控制度,企业管理向精细化、规范化迈进。管理层级呈现多元化、多层次化态势。传统的工作模式已不能适应企业的工作能级。为了解决上述问题我们建立了以流程引擎以及管理建模工具为基础的平台,通过有效的实施,规范工作行为,提高工作效率和执行力,同时能够有效地汇集各方面的资源,实现企业内部达到协同管理、协同设计的目的。

  去年,我们通过结合业务管理现状,盘点了信息化工作,发现我们各管理部门板块有所割裂,传统项目管理模式不适应未来发展,在生产经营、财务及成本管理方面也出现了管理瓶颈。另外,我们通过并购投资等方式,已经形成了一个集团化公司模式,如何推行集团化管理也是一大问题。为配合业务管理模式的改革,我院领导层对信息化提出了更高的要求。为此,我们开展了新一轮的信息化全面升级工作。本次升级工作,我们也提出了A+B+C+D的思路,A就是AI,B就是BI,C就是企业云,D就是DT数据处理技术,最终保证我们企业实现管理整体升级的目标。

  2.城建总院业务覆盖全国,疫情当头城建又是如何解决这些人员的协同管控上的难题?

  我们企业在早些时候因为全国化布局战略,就已经逐步推行了远程协同办公,我们推出的ABC统一入口策略,保证了各类客户端可受服务端管控,也避免了点对点运维人力的投入。我们在13年开始就逐步把线下业务搬上了线上,目前几乎所有业务都通过系统进行流程审批;再结合手机app,保证了移动审批的通畅性;各类设计人员的设计工作和使用到的计算软件都可以通过工具进行远程操作。这样就保证了远程办公在技术上的可行性。另外,我们也在各个二级部门和分支机构都设立了信息化小组,这样通过信息化小组也可对远程协同办公上做进一步推广。

  3.城建是如何防止数据泄露,保障数据安全的?

  我院属于知识密集型企业,通过了知识产权管理体系的认证,对于数据安全保密性要求是比较高的。在内部,我们有上线文件加密系统,对我们在知识库、生产系统和档案系统中的各类文档都进行了透明加密,也就是在我们这个内部网络环境里,用户是感受不到加密的,但一旦外发文件,就会需要解密或者带密发送。这样我们后台也会有审计信息可追溯,发送的带密文件,也可以进一步对授权范围、时间、打开次数、可否复制等加以控制。

  4.设计行业是知识密集型行业,城建在知识管理方面有没有经验可以分享给大家?

  知识管理我们也是在早些时候起步的,然后配合其他系统的上线,循序渐进地不断完善。在最开始,我们建立了存放显性知识,也就是各类发布文件的文档中心,然后又建立了知识社区和知识问答来挖掘我们这类知识密集型企业的隐性知识。之后推出了手机版知识管理系统,打造企业内部的知乎。前些时候我们内部一直在讨论研究知识标签和语义智能搜索,目的是让员工能够更好的获取知识信息。此外,我们也跟一些高校和人工智能公司进行合作,探索尝试建立设计行业的知识图谱。

  5.可以具体介绍一下城建设计总院在移动应用/人工智能/数据治理方面的应用案例吗?

  移动应用方面,我们院首先推出了移动应用门户,把所有的移动应用都集成在了一个app中,包括我们的即时通讯、流程审批、网络会议,甚至包括内部的大众点评等应用,方便大家使用;另外我们也运用了一种适配技术,把一些没有提供移动应用的系统,在没有供应商配合的情况下,适配成了移动应用集成到了我们app当中。

  人工智能方面,目前我们主要还是运用了OCR、NLP、RPA的技术,最初我们是在填报上级单位的异构系统中有用到,通过RPA机器人把我们内部的数据自动填报上级系统;通过结合OCR和RPA,我们财务也逐步实现了发票验真、建立电子凭证档案以及税费自动抵扣等工作;目前我们想通过把三种技术结合推行自动内部审核机器人的工作,这个工作也被我们高层认定为了今年工作的战略目标。

  在数据治理方面,我们最近实行的信息化升级工作中是一个重头戏,首先我们提出了数据资产理念,邀请了专业人士对我们所有业务模型都进行评审认证,保证数据可靠、业务不割裂,为今后数据指导业务规划打下基础。我们内部对数据治理也提出了SDI的升级战略,最早的时候,我们只做到了结构化数据管理,就是第一个S;中期我们实现了数字化流程管理,使得管理过程可记录,追踪,是第二个D;第三部,我们要做智能化数据管理,就是I,基于数字化流程和运营产生数据,用技术手段,对数据作科学整理分析,将数据转化为知识和价值,为生产经营决策提供前导式帮助。

  6.城建在数字化转型过程中遇到过什么困难?

  说实话,我们院在数字化转型中的困难可能没想象中的大,最大的困难其实是高层领导或者说是一把手的认同性,我们单位高层历来都是非常重视信息化工作的,也给予了我们很大帮助和支持。其他我觉得比较困难的,就是其他层级对信息化的认同性,在推行信息化工作的时候,往往都是遵循着微笑曲线这个规律,在最初的时候,大家对信息化的期待是非常高的,认可度也在高位;之后真正开展调研工作的时候,每个人都会觉得工作量大,再到上线初期的磨合,会使得此时的工作效率可能比原先更低,认可度这个时候会到低位;经过了一定的适应期,效率将得到很大的提升,且把原先不合规的一些问题都解决了,并且固化,达到了最初的要求,此时的认可度会重新回到高位,最终形成了这个微笑曲线。这个适应期的长短取决于企业员工和领导的正确态度,这段时间里,我们信息化工作人员一定要积极主动,寻找问题并且解决问题,这个是最关键的。

相关数据

房产信息化投资数量

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金融信息化投资金额

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